ほとんど精神論ですが、これだけは忘れないで欲しいのでもう一度だけ。
「ホームページ運営は担当者の本職ではありません」
専門の業者でない限り、運営を担当する人にはホームページ以外にやらなければならないことがあります。会社なら日常業務、家では家事など。
大きな手間と小さな手間
大きな手間はあまり問題にはなりません。担当者以外の人だって大きな手間は割と覚えていてくれます。
小さな手間は誰も覚えていてくれませんし、自分でも忘れてしまいがちです。
- 紙で渡された資料の文字打ちをする
- 画像を明るくする、大きさを揃える
- 原稿の不備を問い合わせる、修正する
- 決まった日時に公開する
小さは手間は運営者によって違います。
「文字打ちするだけだから」と自分でも軽く考えないようにしましょう。
「たった5分か10分」と思うかもしれません。違います。
本業がやっと一息ついたときに、パソコンに向かい、ソフトウェアを起動し、文字を打ち込み、保存して、サーバーにデータをアップロードしてホームページを更新してるはずです。
画像の修正が必要ならもっと時間がかかりますし、パソコンの電源が入ってなければスイッチ押すところからですよ。
本当に5分か10分で済みそうですか？ホームページの担当でなければ、この時間はゼロです。
小さな手間が積み重なって、ホームページは更新されなくなっていきます。
手間を減らすには
極力デジタルデータでやりとりする
原稿としてMS-Wordのプリントアウトを受け取る、なんてのは非効率以外のなにものでもありません。MS-Wordのデータを送ってもらいましょう。
原稿はメールで受け取るようにしましょう。「メールに書く＝文字打ち」です。
手打ちは、打ち間違いをしてしまうかもしれません。所在地などを電話越しにメモをとってホームページで間違うとホントがっかりします。
MS-Wordでの入稿は一長一短です。画像を貼り付けると、微妙にタテ・ヨコ比が狂ったり、保存したら小さな画像になってしまってホームページで使えない、といったことがよくあります。
問い合わせや打ち合わせもメールにしましょう。SNSを使うとスマホからPCにデータを移すのに手間がかかります。
必要なことは事前に伝える
「あとでこちらで修正するから」などと軽く考えないようにしましょう。
パーフェクトな原稿を要求するということではありません。できることだけでもやってもらいましょう。
- 数字や文字を統一するなら、その内容を連絡しておく
- 写真を撮るなら「ヨコ型で」
- 文章はメール本文に、画像は添付してもらう
決まりきった更新は自動化する
定期的にPDFをアップロードするといった、決まりきった作業は極力自動化しましょう。
PDFをアップロードすれば一覧ページにリンクが自動的に入るようにする、などですね。CMSを導入すると、こういった自動化がしやすくなります。
便利ツールを利用する
世の中には便利なソフトウェアがたくさんありますし、インターネットにはさまざまなツールが用意されています。知っていると知っていないとでは全然違います。
便利ツールは改めてご紹介いたします。
つくる前に「できあがってから」も考える
どうやって続けるかも周りの人と相談し、更新の手間を減らすことも忘れないようしましょう。
